Melhoria contínua na sophilabs

Oferecer um serviço excelente aos clientes está no centro do nosso propósito, e melhorar continuamente nosso desempenho é fundamental para isso. Refletimos constantemente sobre como melhorar como equipe e como pessoas. Dar e receber feedback regularmente é uma forma importante de incentivar nossos integrantes e nós mesmos a aprender e crescer.

Na sophilabs, decidimos deixar de lado os métodos tradicionais de avaliação e desenvolver um processo eficaz para dar feedback realmente útil. A melhoria contínua é nossa abordagem para identificar pontos fortes e fracos e criar ações claras que facilitem o crescimento. É nosso esforço constante para ser a melhor versão de nós mesmos.

Qual é o problema de uma avaliação anual?

O método tradicional mais utilizado para dar feedback, a avaliação anual, costuma ter um impacto negativo na cultura empresarial e na mentalidade de cada integrante. Concentrar o processo em uma grande avaliação faz as pessoas focarem em recompensas externas, em vez de aprender pelo valor do aprendizado, diminuindo sua motivação intrínseca e a autenticidade dos seus esforços. Isso prejudica a criatividade e a inovação e enfraquece o senso de propósito. Além disso, a avaliação anual que se aproxima tende a gerar medo em vez de entusiasmo.

As avaliações anuais muitas vezes refletem apenas o desempenho recente, levantando preocupações legítimas sobre precisão e justiça. Também podem promover um ambiente de competição em vez de trabalho em equipe. ¹ Diante desses problemas, escolhemos um modelo que oferece feedback frequente com foco em ajudar uns aos outros a crescer.

Nosso ciclo de feedback de melhoria contínua

O objetivo do nosso ciclo é oferecer reconhecimento oportuno e feedback construtivo que indique um caminho claro para aprender no futuro. Esse ciclo estruturado, mas simples, normaliza o feedback regular no ambiente de trabalho. Valorizamos as ideias sobre áreas a melhorar tanto quanto o reconhecimento, porque sabemos que se trata de ajudar uns aos outros a fazer nosso melhor trabalho.

Frequência do ciclo

Feedback frequente é essencial para criar uma cultura de crescimento contínuo. O feedback mais eficaz é específico e cita acontecimentos e realizações reais. Nossos ciclos curtos garantem que as questões ou realizações relevantes estejam presentes ao dar feedback.

Nossos integrantes recebem feedback dos gestores diretos uma vez por mês e dos colegas e das pessoas que gerenciam a cada dois meses. Quando um novo ciclo começa, todos recebem um e-mail da equipe de Pessoas e um lembrete automático do Small Improvements, a plataforma fácil de usar que escolhemos para dar feedback escrito.

Como é nosso feedback

Nossos formulários consistem em duas perguntas simples: O que (Nome) fez bem? e Em que (Nome) poderia melhorar? No formulário do gestor, essas perguntas são seguidas de uma seção de ações que detalha o que a pessoa pode fazer para continuar crescendo. Queríamos manter o processo o mais leve e direto possível para que o ciclo não sobrecarregue as equipes e todo feedback seja claro e realmente útil.

Excluímos deliberadamente qualquer sistema de pontuação numérica. Atribuir um número promove alto desempenho para «tirar uma boa nota», em vez da motivação intrínseca de aprender e crescer. Além disso, os números podem criar vieses em avaliações futuras. Mais importante ainda, atribuir um número pode estigmatizar a pessoa e afetar a forma como gestores e colegas trabalham com ela. ²

É importante para nós dar feedback de qualidade. Por isso, fornecemos diretrizes práticas que nossos integrantes podem consultar ao escrever reconhecimentos ou críticas construtivas. Destacamos que o feedback mais valioso é específico e se refere a tarefas ou acontecimentos concretos, tanto ao apontar um ponto forte quanto um ponto fraco. Ao descrever áreas a melhorar, pedimos que o feedback seja uma ferramenta positiva e se diga apenas o que ajudará os colegas a crescer naquela área.

Reuniões individuais

A comunicação constante é essencial para feedback eficaz e aprendizado contínuo. ³ Incorporamos reuniões individuais ao nosso ciclo para garantir que as pessoas entendam suas ações e tenham a oportunidade de expressar perguntas ou preocupações. Essas reuniões regulares são um pilar da mentoria que torna possível a melhoria contínua.

Reunião com o gestor

Nessa reunião mensal, cada integrante se encontra com seu gestor direto para discutir o desempenho recente. O gestor reconhece suas contribuições ao projeto e define ações específicas de melhoria. A reunião pode focar em uma perspectiva mais técnica, mas também pode abordar habilidades interpessoais, como a colaboração com a equipe ou o trabalho com o cliente. É uma oportunidade para fazer perguntas, esclarecer feedback e combinar como abordar as áreas que precisam melhorar. Depois, o gestor compartilha a avaliação escrita no Small Improvements para que a pessoa possa consultar suas ações no futuro.

Reunião com o TDA

Cada sophilaber tem um orientador de desenvolvimento de talentos (Talent Development Advisor, TDA), integrante da equipe de Pessoas que ajuda a orientar sua trajetória profissional na empresa. Os TDAs se reúnem regularmente com os integrantes para saber como estão e garantir que tenham os recursos necessários para trabalhar nas suas ações. Estão sempre disponíveis se alguém quiser expressar uma preocupação e preferir conversar com uma pessoa de fora do projeto. Nessas reuniões, podem ajudar a agendar treinamentos necessários ou criar um plano para trabalhar nas ações. Também podem comunicar mudanças organizacionais nas ferramentas ou políticas da empresa.

A atenção personalizada possibilitada pelas reuniões individuais é parte integral do nosso ciclo de feedback de melhoria contínua. Elas ajudam a garantir que apoiamos adequadamente nossos integrantes com o feedback e os recursos necessários para aprender e crescer.

Outras ferramentas para a melhoria contínua

Praise

Identificar pontos fortes é tão essencial para o crescimento quanto feedback construtivo. Quando as pessoas sabem o que fazem bem, têm mais chances de usar essas habilidades com confiança e pensar em soluções criativas. Também podem aproveitar seus pontos fortes para trabalhar nas áreas que precisam melhorar. Além disso, o reconhecimento positivo é essencial para manter a motivação de fazer nosso melhor trabalho. Queremos que nossos integrantes saibam que são valorizados.

Usamos a ferramenta Praise do Small Improvements para reconhecer contribuições de destaque à equipe. Qualquer pessoa pode escrever um reconhecimento para outra a qualquer momento. Recomendamos mencionar habilidades e contribuições específicas para que o reconhecimento seja pessoal e significativo.

Toda semana, na nossa reunião geral, compartilhamos o que os integrantes escreveram no Praise e reconhecemos as realizações individuais diante de toda a empresa. Isso ajuda todos a ter orgulho do trabalho e incentiva mais pessoas a reconhecer os colegas por um trabalho bem-feito.

Gurus

Na sophilabs, chamamos uma pessoa especialista em uma habilidade ou tecnologia específica de «guru». Incentivamos todos a se tornar gurus nas habilidades e tecnologias que lhes interessam.

A mentoria entre colegas é essencial para aprender e crescer, então criamos uma ferramenta para facilitar essas interações. Desenvolvemos o comando /guru no Slack para acessar facilmente uma lista de gurus ou indicar uma pessoa para determinada habilidade. Incentivamos consultar um guru para uma revisão de código ou pedir ajuda diante de um desafio tecnológico.

Crescer juntos

Na sophilabs, acreditamos que nosso sucesso é o sucesso dos colegas, e trabalhar em equipe é um dos nossos valores essenciais. Vemos a oportunidade de dar e receber feedback como fundamental para trabalhar e crescer juntos rumo aos objetivos. Nosso ciclo de feedback, os gurus de tecnologia e ferramentas como Praise fazem parte de uma cultura mais ampla de melhoria contínua, que também orienta nosso uso de OKRs e ferramentas como Officevibe. É por meio do esforço de equipe que conseguimos continuar melhorando nosso desempenho, atingir nossos objetivos mais ambiciosos e superar consistentemente as expectativas dos clientes. Foi ótimo ver quanto crescimento nosso processo de feedback já facilitou, e esperamos com entusiasmo as realizações que virão enquanto continuamos mirando mais alto.