Mejora continua en sophilabs

Brindar un servicio excelente a los clientes es el núcleo de nuestro propósito, y mejorar continuamente nuestro desempeño es fundamental para lograrlo. Reflexionamos constantemente sobre cómo mejorar como equipo y como personas. Dar y recibir comentarios periódicos es una forma importante de animar a nuestros integrantes y a nosotros mismos a aprender y crecer.

En sophilabs decidimos dejar de lado los métodos tradicionales de evaluación y desarrollar un proceso eficaz para dar comentarios realmente útiles. La mejora continua es nuestro enfoque para identificar fortalezas y debilidades y crear acciones claras que faciliten el crecimiento. Es nuestro esfuerzo constante por ser la mejor versión de nosotros mismos.

¿Qué tiene de malo una evaluación anual?

El método tradicional más utilizado para dar comentarios, la evaluación anual, suele tener un impacto negativo en la cultura empresarial y en la mentalidad de cada integrante. Centrar el proceso en una gran evaluación hace que las personas se concentren en recompensas externas y no en aprender por el valor del aprendizaje, disminuyendo su motivación intrínseca y la autenticidad de sus esfuerzos. Esto perjudica la creatividad y la innovación y debilita su sentido de propósito. Además, la evaluación anual que se aproxima suele generar miedo en lugar de entusiasmo.

Las evaluaciones anuales a menudo solo reflejan el desempeño reciente, lo que plantea preocupaciones legítimas sobre su precisión y equidad. También pueden promover un entorno de competencia en lugar de trabajo en equipo. ¹ Ante estos problemas, optamos por un modelo que brinda comentarios frecuentes y se centra en ayudarnos a crecer.

Nuestro ciclo de feedback de mejora continua

El objetivo de nuestro ciclo es darnos reconocimiento oportuno y comentarios constructivos que marquen un camino claro para aprender en el futuro. Este ciclo estructurado pero sencillo normaliza el feedback periódico en nuestro entorno laboral. Valoramos las ideas sobre áreas de mejora tanto como el reconocimiento, porque sabemos que se trata de ayudarnos a hacer nuestro mejor trabajo.

Frecuencia del ciclo

Los comentarios frecuentes son fundamentales para crear una cultura de crecimiento continuo. El feedback más eficaz es específico y cita acontecimientos y logros reales. Nuestros ciclos cortos aseguran que los asuntos o logros relevantes estén presentes al dar comentarios.

Nuestros integrantes reciben comentarios de sus responsables directos una vez al mes, y de sus compañeros y de las personas que tienen a cargo cada dos meses. Cuando comienza un nuevo ciclo, todos reciben un correo de nuestro equipo de Personas y un recordatorio automático de Small Improvements, la plataforma fácil de usar que elegimos para dar comentarios escritos.

Cómo son nuestros comentarios

Nuestros formularios consisten en dos preguntas sencillas: ¿Qué hizo bien (Nombre)? y ¿En qué podría mejorar (Nombre)? En el formulario del responsable, estas preguntas van seguidas de una sección de acciones que detalla qué puede hacer la persona para seguir creciendo. Queríamos mantener el proceso lo más ligero y directo posible para que el ciclo no sobrecargue a los equipos y todos los comentarios sean claros y realmente útiles.

Excluimos deliberadamente cualquier sistema de puntuación numérica. Asignar un número fomenta el alto desempeño para «obtener una buena nota» en lugar de la motivación intrínseca de aprender y crecer. Además, los números pueden sesgar futuras evaluaciones. Más importante aún, asignar un número puede estigmatizar a la persona y afectar cómo trabajan con ella sus responsables y compañeros. ²

Para nosotros es importante dar comentarios de calidad. Por eso compartimos pautas prácticas que nuestros integrantes pueden consultar al escribir reconocimientos o críticas constructivas. Destacamos que el feedback más valioso es específico y se refiere a tareas o acontecimientos concretos, tanto si señala una fortaleza como una debilidad. Al describir áreas de mejora, pedimos que los comentarios sean una herramienta positiva y se diga solo lo que ayude a los compañeros a crecer en esa área.

Reuniones individuales

La comunicación constante es fundamental para el feedback eficaz y el aprendizaje continuo. ³ Incorporamos reuniones individuales a nuestro ciclo para asegurarnos de que las personas entiendan sus acciones y tengan la oportunidad de expresar preguntas o preocupaciones. Estas reuniones periódicas son un pilar de la mentoría que hace posible la mejora continua.

Reunión con el responsable

Durante esta reunión mensual, cada integrante se reúne con su responsable directo para conversar sobre su desempeño reciente. El responsable reconoce sus contribuciones al proyecto y define acciones específicas para mejorar. La reunión puede centrarse en una perspectiva más técnica, aunque también puede abordar habilidades interpersonales, como la colaboración con el equipo o el trabajo con el cliente. Es una oportunidad para hacer preguntas, aclarar comentarios y acordar cómo abordar las áreas que necesitan mejorar. Después, el responsable comparte la evaluación escrita en Small Improvements para que la persona pueda consultar sus acciones en el futuro.

Reunión con el TDA

Cada sophilaber tiene un asesor de desarrollo de talento (Talent Development Advisor, TDA), integrante del equipo de Personas que lo ayuda a orientar su trayectoria profesional en la empresa. Los TDA se reúnen periódicamente con los integrantes para ver cómo están y asegurarse de que tengan los recursos necesarios para trabajar en sus acciones. Siempre están disponibles si alguien quiere expresar una preocupación y prefiere hablar con una persona ajena a su proyecto. Durante estas reuniones, pueden ayudar a programar capacitaciones necesarias o a crear un plan para trabajar en las acciones. También pueden comunicar cambios organizacionales en las herramientas o políticas de la empresa.

La atención personalizada que permiten las reuniones individuales es una parte integral de nuestro ciclo de feedback de mejora continua. Nos ayudan a asegurarnos de que apoyamos adecuadamente a nuestros integrantes con los comentarios y recursos que necesitan para aprender y crecer.

Otras herramientas para la mejora continua

Praise

Identificar fortalezas es tan fundamental para crecer como los comentarios constructivos. Cuando las personas saben qué hacen bien, es más probable que usen esas habilidades con confianza y piensen en soluciones creativas. También pueden aprovechar sus fortalezas para trabajar en las áreas que necesitan mejorar. Además, el reconocimiento positivo es esencial para mantenernos motivados a hacer nuestro mejor trabajo. Queremos que nuestros integrantes sepan que son valorados.

Usamos la herramienta Praise de Small Improvements para reconocer contribuciones destacadas al equipo. Cualquiera puede escribir un reconocimiento para otra persona en cualquier momento. Recomendamos mencionar habilidades y contribuciones específicas para que el reconocimiento sea personal y significativo.

Cada semana, en nuestra reunión general, compartimos lo que los integrantes escribieron en Praise y reconocemos los logros individuales frente a toda la empresa. Esto nos ayuda a sentir orgullo por nuestro trabajo y anima a más personas a reconocer a sus compañeros por un trabajo bien hecho.

Gurús

En sophilabs llamamos «gurú» a una persona experta en una habilidad o tecnología específica. Animamos a todos a convertirse en gurús de las habilidades y tecnologías que les interesan.

La mentoría entre compañeros es clave para aprender y crecer, así que creamos una herramienta para facilitar estas interacciones. Diseñamos el comando /guru en Slack para acceder fácilmente a una lista de gurús o proponer a una persona para una habilidad determinada. Animamos a consultar a un gurú para una revisión de código o pedir ayuda ante un desafío tecnológico.

Crecer juntos

En sophilabs creemos que nuestro éxito es el de nuestros compañeros, y trabajar en equipo es uno de nuestros valores fundamentales. Consideramos que la oportunidad de dar y recibir comentarios es esencial para trabajar y crecer juntos hacia nuestros objetivos. Nuestro ciclo de feedback, los gurús de tecnología y herramientas como Praise forman parte de una cultura más amplia de mejora continua, que también orienta nuestro uso de OKR y herramientas como Officevibe. Es mediante el esfuerzo de equipo que podemos seguir mejorando nuestro desempeño, cumplir nuestros objetivos más ambiciosos y superar constantemente las expectativas de los clientes. Ha sido maravilloso ver cuánto crecimiento ha facilitado ya nuestro proceso de feedback, y esperamos con entusiasmo los logros que vendrán mientras seguimos apuntando más alto.