Gestão ágil de projetos: desafios que você enfrentará

Se sua organização de TI implementa a gestão ágil de projetos, você provavelmente conhece seus muitos benefícios: maior capacidade de adaptação, implantações mais rápidas e melhor alinhamento às necessidades do cliente. Porém, adotar estruturas e mentalidades ágeis provavelmente trará obstáculos ao longo do caminho.

A maioria das organizações de TI estará mais familiarizada com os métodos tradicionais de gestão de tarefas. Adaptar-se à gestão ágil envolve uma curva de aprendizado significativa. Se você souber o que esperar, você e sua equipe poderão gerenciar melhor a transição no longo prazo.

Prepare-se lendo estes nove desafios comuns da gestão ágil de projetos e como superá-los.

1) Problemas de orçamento

Quando sua equipe de TI cria um orçamento tradicional para um projeto, você pode estabelecer todos os custos até o último centavo. Esse processo dificulta gastar além do previsto.

Porém, uma equipe com um manifesto ágil não terá essa mesma simplicidade. Em vez disso, as organizações ágeis precisam deixar espaço para iterações e mudanças. Os integrantes da equipe não precisam definir tudo desde o início: devem estar dispostos a fazer mudanças ao longo do caminho.

Esse tipo de planejamento pode ser difícil porque os profissionais financeiros da empresa talvez não o compreendam totalmente. Você precisará envolver alguém do departamento de TI no trabalho do comitê financeiro da empresa. Assim, uma pessoa que conhece a área por dentro poderá ajudar a financiar o manifesto ágil da equipe de desenvolvimento.

2) Planejamento deficiente

Um líder empresarial raramente se comprometerá com um projeto de desenvolvimento de software sem primeiro conhecer seus custos e benefícios.

Embora as estratégias ágeis implementadas sejam diferentes das tradicionais, não há desculpa para não planejar antecipadamente.

A equipe do seu gerente de projeto deve realizar previamente parte do trabalho de design, arquitetura e exploração detalhada dos requisitos. Por meio dessa pesquisa, você pode fornecer a um líder empresarial estimativas em dólares, horas, quantidade de sprints, pontos e datas reais.

Esse tipo de planejamento proativo permite que seus Product Owners mantenham contato com os parceiros de negócio e determinem o melhor curso de ação.

3) Falta de disposição para adotar novas práticas

Todos se sentem confortáveis com suas rotinas antigas e ficam presos a elas: faz parte da natureza humana. Até quem trabalha em uma área inovadora como TI pode resistir à adoção de novas metodologias ágeis.

Se sua empresa de TI está passando por uma transformação ágil, você precisa estabelecer algumas prioridades. Conseguir a adesão dos funcionários e transformar a cultura da empresa são os dois maiores obstáculos que enfrentará ao mudar seu estilo de gestão de projetos.

Quando implementada corretamente, a gestão ágil pode permitir que sua empresa crie novos produtos mais rápido e ajudar a organização a funcionar melhor como um todo.

Você pode investir nas ferramentas e técnicas mais inovadoras para seu projeto de desenvolvimento. Porém, se os funcionários não aderirem, não terá ninguém para implementar esses investimentos.

Todos os líderes de TI devem tomar a iniciativa e mostrar os benefícios da gestão ágil e por que os funcionários devem se entusiasmar com a transição. Também devem oferecer recursos de treinamento relevantes para que os integrantes da equipe compreendam por que a mudança está acontecendo e como será realizada. Seguir este roteiro de três etapas deve facilitar a transição da equipe:

• Visualize todas as tarefas de forma clara e concisa. Incentive a conversa e o feedback dos integrantes da equipe.

• Incorpore o feedback desde o início e faça melhorias contínuas.

• Promova a interação diária entre os integrantes da equipe e seus líderes.

4) Envolver Recursos Humanos

Não é segredo que a gestão ágil de projetos difere muito do estilo tradicional. Essas diferenças também alcançam a área de Recursos Humanos.

Recrutar, avaliar e recompensar talentos para metodologias ágeis será muito diferente do que sua equipe de Recursos Humanos está acostumada a fazer.

Contratar equipes multifuncionais capazes de implementar a visão do projeto não será tão simples. Muitas vezes, as pessoas que já trabalham na empresa terão de reconhecer seus conhecimentos especializados e assumir tarefas específicas.

Como grande parte da inovação surgirá internamente, você precisará mudar a forma como o negócio reconhece e recompensa os integrantes da equipe ágil pelo desempenho excelente.

5) Seguir o caminho «Waterfall» na gestão ágil de projetos

Ao adotar uma nova estratégia de projetos, pode ser tentador seguir o caminho «Waterfall». Isso significa que sua equipe ágil adotará naturalmente uma abordagem aprofundada, centralizada e planejada para o projeto.

Embora pareça natural, essa abordagem provavelmente causará dificuldades mais adiante. Os integrantes da equipe ágil adotarão uma abordagem acelerada do ciclo de vida do desenvolvimento de software. Eles definirão os requisitos funcionais, concluirão um design de alto nível e realizarão a programação e os testes em um período de duas semanas.

Em vez de apressar a gestão ágil de projetos da equipe, você deve avançar devagar no início. Comece com algo pequeno e permita que sua equipe aprenda ao longo dos dias e das semanas.

6) Esgotamento ágil

Esse desafio comum está relacionado ao anterior. Se sua equipe ágil assumir compromissos demais no início e não estabelecer um ritmo adequado, os resultados serão desastrosos. Seus integrantes ficarão esgotados, cometerão erros que poderiam ser evitados e não cumprirão os compromissos anteriores.

Uma equipe ágil que trabalha de maneira incorreta é tão ineficaz quanto uma que não trabalha.

Você pode prevenir o esgotamento ágil implementando software de gestão de projetos. Como alternativa, pode escolher uma destas duas ferramentas de organização ou ambas:

• Quadros Kanban: um quadro Kanban é uma ferramenta que os líderes podem usar para gerenciar tarefas. Ele mostra o trabalho em diferentes etapas de um projeto de desenvolvimento de software e usa cartões para identificar os itens de trabalho e colunas para identificar cada etapa do processo.

• Gráficos de Gantt: um gráfico de Gantt representa as tarefas que uma equipe de gestão de projetos precisa concluir. Todas as tarefas aparecem como barras, e cada barra indica a data de início e término e a duração da tarefa.

7) Problemas estruturais

Às vezes, os problemas da gestão ágil de projetos surgem de dificuldades preexistentes. Por exemplo, as organizações de conformidade podem hesitar em se adaptar a novas formas de trabalhar. Em outros casos, os sistemas legados dificultam as iterações rápidas que permitem verificar se um sistema está funcionando corretamente.

Em qualquer situação, sua equipe ágil deve começar com metas pequenas e avançar para objetivos maiores e de maior impacto.

8) Entusiasmo excessivo pelas estratégias ágeis

Não há dúvida de que as metodologias ágeis terão um impacto considerável em muitos tipos de projetos.

Quando a estratégia ágil começa a gerar sucesso para sua empresa, pode ser tentador que as equipes distribuídas a adotem com facilidade. Porém, você deve implementar as metodologias ágeis de forma seletiva.

Aplicar estratégias ágeis incorretamente a um projeto pode produzir resultados indesejáveis. Alguns projetos se beneficiarão de abordagens de gestão mais previsíveis e diretas.

O ditado «em time que está ganhando não se mexe» pode se aplicar ao seu negócio ao escolher entre estratégias de gestão tradicionais e ágeis. Problemas comuns provavelmente se beneficiarão de estratégias tradicionais, enquanto áreas complexas ou inexploradas se beneficiarão das ágeis.

Sua empresa nunca deve adotar estratégias de gestão ágil «só por adotar». Isso pode reduzir a produtividade e prejudicar a satisfação do cliente. Em vez disso, estabeleça objetivos de negócio claros, mesmo que o processo de gestão ágil em si não se desenvolva com tanta clareza.

Ter objetivos de negócio claros permitirá que sua equipe ofereça um atendimento melhor ao cliente e leve seu produto de software ao mercado mais rápido.

9) Papéis pouco claros dentro da empresa

Ao implementar a gestão ágil, existem poucos papéis estabelecidos antecipadamente. Os principais são:

• Scrum Master, que ajuda suas equipes distribuídas a trabalhar juntas

• Product Owner

• Integrantes da equipe ágil

Fora desses papéis principais, sua equipe precisa atribuir as demais responsabilidades que façam sentido para a empresa. Essa abordagem personalizada promoverá a eficiência e garantirá que todas as equipes funcionem sem dificuldades como uma unidade coesa.

Alguns líderes de TI precisarão introduzir papéis mais especializados, como responsável por compilações, gerente de testes ou gerente de projeto tradicional. Outros terão mais sucesso ao distribuir responsabilidades sem atribuir rótulos e títulos gerais.

Conclusão

Não se pode negar que as estratégias ágeis funcionam; a chave é usar essas táticas para planejar, orçar, melhorar a comunicação entre todos os departamentos e promover a colaboração com sua equipe de desenvolvimento de software.

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