Gestión ágil de proyectos: desafíos que enfrentarás

Si tu organización de TI implementa la gestión ágil de proyectos, probablemente conozcas sus numerosos beneficios: mayor capacidad de adaptación, despliegues más rápidos y mejor alineación con las necesidades del cliente. Sin embargo, adoptar marcos y formas de pensar ágiles probablemente traerá obstáculos durante el proceso.

La mayoría de las organizaciones de TI estará más familiarizada con los métodos tradicionales de gestión de tareas. Adaptarse a la gestión ágil implica una curva de aprendizaje considerable. Si sabes qué esperar, tú y tu equipo podrán gestionar mejor la transición a largo plazo.

Prepárate leyendo estos nueve desafíos habituales de la gestión ágil de proyectos y cómo superarlos.

1) Problemas de presupuesto

Cuando tu equipo de TI crea un presupuesto tradicional para un proyecto, puedes establecer todos los costos hasta el último centavo. Este proceso dificulta que se gaste de más.

Sin embargo, un equipo con un manifiesto ágil no tendrá esa misma simplicidad. En cambio, las organizaciones ágiles deben dejar espacio para la iteración y el cambio. Los integrantes de tu equipo no necesitan definir todo desde el principio: deben estar dispuestos a hacer cambios sobre la marcha.

Este tipo de planificación puede ser difícil porque los profesionales financieros de tu empresa quizá no lo comprendan del todo. Necesitarás incorporar a alguien del departamento de TI al trabajo del comité financiero de la empresa. Así, una persona que conoce el área desde dentro podrá ayudar a financiar el manifiesto ágil de tu equipo de desarrollo.

2) Planificación deficiente

Un líder empresarial rara vez se comprometerá con un proyecto de desarrollo de software sin conocer primero sus costos y beneficios.

Aunque las estrategias ágiles implementadas sean diferentes de las tradicionales, no hay excusa para no planificar de antemano.

El equipo de tu gerente de proyecto debe realizar previamente parte del trabajo de diseño, arquitectura y exploración detallada de requisitos. Mediante esa investigación, puedes ofrecer a un líder empresarial estimaciones en dólares, horas, cantidad de sprints, puntos y fechas reales.

Este tipo de planificación proactiva permite que tus Product Owners se mantengan en contacto con los socios de negocio y determinen el mejor curso de acción.

3) Falta de disposición para adoptar nuevas prácticas

Todos nos sentimos cómodos con nuestras rutinas antiguas y nos quedamos atrapados en ellas: es parte de la naturaleza humana. Incluso quienes trabajan en un campo innovador como TI pueden resistirse a adoptar nuevas metodologías ágiles.

Si tu empresa de TI está atravesando una transformación ágil, necesitas establecer algunas prioridades. Conseguir que tus empleados se sumen y transformar la cultura de la empresa son los dos mayores obstáculos que enfrentarás al cambiar tu estilo de gestión de proyectos.

Cuando se implementa correctamente, la gestión ágil puede permitir que tu empresa cree nuevos productos más rápido y ayudar a que la organización funcione mejor en conjunto.

Puedes invertir en las herramientas y técnicas más innovadoras para tu proyecto de desarrollo. Sin embargo, si tus empleados no se suman, no tendrás a nadie que implemente esas inversiones.

Todos los líderes de TI deben tomar la iniciativa y mostrar los beneficios de la gestión ágil y por qué los empleados deberían entusiasmarse con la transición. También deben proporcionar recursos de capacitación pertinentes para que los integrantes del equipo comprendan por qué ocurre el cambio y cómo se llevará a cabo. Seguir este esquema de tres pasos debería facilitar la transición de tu equipo:

• Visualiza todas las tareas de forma clara y concisa. Fomenta la conversación y la retroalimentación de los integrantes del equipo.

• Incorpora la retroalimentación desde el principio y realiza mejoras continuas.

• Promueve la interacción diaria entre los integrantes del equipo y sus líderes.

4) Involucrar a Recursos Humanos

No es ningún secreto que la gestión ágil de proyectos difiere mucho del estilo tradicional. Esas diferencias también alcanzan al área de Recursos Humanos.

Seleccionar, evaluar y recompensar al talento para las metodologías ágiles será muy diferente de lo que tu equipo de Recursos Humanos está acostumbrado a hacer.

Contratar equipos multifuncionales que puedan implementar la visión de tu proyecto no será tan sencillo. A menudo, las personas que ya trabajan en tu empresa tendrán que reconocer sus conocimientos especializados y asumir tareas específicas.

Como gran parte de la innovación surgirá internamente, necesitarás cambiar la forma en que tu empresa reconoce y recompensa a los integrantes de su equipo ágil por su desempeño sobresaliente.

5) Seguir el camino «Waterfall» en la gestión ágil de proyectos

Al adoptar una nueva estrategia de proyectos, puede ser tentador seguir el camino «Waterfall». Esto significa que tu equipo ágil adoptará de forma natural un enfoque profundo, centralizado y planificado para el proyecto.

Aunque parezca natural, este enfoque probablemente genere dificultades más adelante. Los integrantes del equipo ágil adoptarán un enfoque acelerado del ciclo de vida del desarrollo de software. Definirán los requisitos funcionales, completarán un diseño de alto nivel y realizarán la programación y las pruebas en un período de dos semanas.

En lugar de apresurar la gestión ágil de proyectos de tu equipo, debes avanzar despacio al principio. Empieza con algo pequeño y permite que tu equipo aprenda con el paso de los días y las semanas.

6) Agotamiento ágil

Este desafío habitual está relacionado con el anterior. Si tu equipo ágil asume demasiados compromisos al principio y no establece un ritmo adecuado, los resultados serán desastrosos. Sus integrantes se agotarán, cometerán errores que podrían haberse evitado y no cumplirán sus compromisos previos.

Un equipo ágil que trabaja de manera incorrecta es tan ineficaz como uno que no trabaja en absoluto.

Puedes prevenir el agotamiento ágil implementando software de gestión de proyectos. Como alternativa, puedes elegir una de estas dos herramientas de organización o ambas:

• Tableros Kanban: un tablero Kanban es una herramienta que los líderes pueden usar para gestionar tareas. Muestra el trabajo en distintas etapas de un proyecto de desarrollo de software y usa tarjetas para identificar los elementos de trabajo y columnas para identificar cada etapa del proceso.

• Diagramas de Gantt: un diagrama de Gantt representa las tareas que un equipo de gestión de proyectos necesita completar. Todas las tareas aparecen como barras, y cada barra indica la fecha de inicio y finalización y la duración de la tarea.

7) Problemas estructurales

A veces, los problemas de la gestión ágil de proyectos surgen de dificultades preexistentes. Por ejemplo, las organizaciones de cumplimiento pueden dudar en adaptarse a nuevas formas de trabajar. En otros casos, los sistemas heredados dificultan las iteraciones rápidas que permiten comprobar que un sistema funciona correctamente.

En cualquier situación, tu equipo ágil debe empezar con metas pequeñas y avanzar hacia objetivos más grandes y de mayor impacto.

8) Entusiasmo excesivo por las estrategias ágiles

No hay duda de que las metodologías ágiles tendrán un impacto considerable en muchos tipos de proyectos.

Cuando la estrategia ágil empieza a generar éxito para tu empresa, puede ser tentador que los equipos distribuidos la adopten con facilidad. Sin embargo, debes implementar las metodologías ágiles de forma selectiva.

Aplicar incorrectamente estrategias ágiles a un proyecto puede producir resultados indeseables. Algunos proyectos se beneficiarán de enfoques de gestión más predecibles y directos.

El dicho «si funciona, no lo arregles» puede aplicarse a tu negocio cuando eliges entre estrategias de gestión tradicionales y ágiles. Los problemas habituales probablemente se beneficien de estrategias tradicionales, mientras que los ámbitos complejos o inexplorados se beneficiarán de las ágiles.

Tu empresa nunca debe adoptar estrategias de gestión ágil «porque sí». Hacerlo puede reducir la productividad y perjudicar la satisfacción del cliente. En cambio, debes establecer objetivos de negocio claros, aunque el proceso de gestión ágil en sí no se desarrolle con tanta claridad.

Tener objetivos de negocio claros permitirá que tu equipo ofrezca una mejor atención al cliente y lleve tu producto de software al mercado más rápido.

9) Roles poco claros dentro de tu empresa

Al implementar la gestión ágil, hay muy pocos roles establecidos de antemano. Los principales son:

• Scrum Master, que ayuda a tus equipos distribuidos a trabajar juntos

• Product Owner

• Integrantes del equipo ágil

Fuera de estos roles principales, tu equipo debe asignar las demás responsabilidades que tengan sentido para tu empresa. Este enfoque personalizado promoverá la eficiencia y garantizará que todos tus equipos funcionen de manera fluida como una unidad cohesionada.

Algunos líderes de TI necesitarán introducir roles más especializados, como responsable de compilaciones, gerente de pruebas o gerente de proyecto tradicional. Otros tendrán más éxito al distribuir responsabilidades sin asignar etiquetas y títulos generales.

Conclusión

No se puede negar que las estrategias ágiles funcionan; la clave es usar estas tácticas para planificar, presupuestar, mejorar la comunicación entre todos los departamentos y promover la colaboración con tu equipo de desarrollo de software.

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