Ferramentas gratuitas de colaboração para equipes remotas
Muitas empresas se sentem confortáveis em permitir que seus funcionários trabalhem remotamente. Pesquisas mostram que funcionários remotos são mais produtivos e engajados, sem falar na economia de custos para a empresa e os funcionários.
1. Comunicação de equipes
Independentemente do tipo de equipe e das tarefas, todos os integrantes precisam interagir e trocar informações para alcançar seus objetivos. Esta é uma seleção das nossas ferramentas de comunicação favoritas.
a. Slack
O Slack «torna trabalhar juntos realmente agradável». Com o Slack, você pode conectar todas as ferramentas e serviços de software e encontrar as informações necessárias para fazer seu melhor trabalho, tudo em um ambiente seguro de nível empresarial.
Entre seus pontos fortes está a integração com uma ampla variedade de serviços que você provavelmente já usa, como Google Drive ou Zoom. Ele é usado por empresas do mundo todo, incluindo grandes nomes como o Laboratório de Propulsão a Jato da NASA.
b. Google Hangouts
O Google Hangouts é um software de comunicação que permite à equipe conversar por chat, fazer chamadas de voz e videoconferências em computadores ou dispositivos móveis. Você pode iniciar conversas individuais ou adicionar até 100 pessoas a um chat de grupo e sincronizar as conversas entre dispositivos. As videochamadas permitem até 10 pessoas.
2. Ferramentas de colaboração
As ferramentas colaborativas fornecem informações úteis que são atualizadas regularmente para que toda a equipe do projeto possa acompanhar o progresso geral.
a. Google Workspace
Quando falamos de funcionalidades no contexto da colaboração remota, nada supera o Google Workspace. Seja usando Docs, Sheets ou Forms, colaborar com a equipe será muito mais conveniente se G Workspace for o centro de operações.
Você pode até usar G Workspace para configurar endereços de e-mail da empresa que terminem com seu domínio web.
b. Notion
O trabalho remoto exige transparência para evitar que as pessoas dupliquem trabalho ou sigam na direção errada, e o Notion é uma excelente ferramenta para acompanhar tudo. É um centro de comunicação assíncrona, com documentos colaborativos, mensagens e edição fluida de documentos.
3. Compartilhamento de arquivos
As ferramentas de compartilhamento de arquivos ajudam a melhorar a segurança e a produtividade. Muitas oferecem recursos úteis, como permitir que vários usuários colaborem simultaneamente no mesmo documento e transferir arquivos com segurança.
a. Google Drive
O Google Drive é um serviço de armazenamento que permite à equipe guardar arquivos na nuvem, sincronizá-los entre dispositivos e compartilhá-los com outras pessoas. Como qualquer produto do Google, o Drive se integra de forma nativa a outras soluções do Google, como Docs, Sheets e Slides.
b. Dropbox
O Dropbox é um serviço de hospedagem de arquivos que oferece armazenamento em nuvem e sincronização. Você pode compartilhar arquivos ou coleções com colegas de equipe e clientes e ajustar as permissões para que apenas as pessoas previstas possam vê-los. Conforme suas necessidades, pode até usar medidas de segurança como autenticação de dois fatores e apagamento remoto de dispositivos.
4. Videoconferências
Quando você não pode se reunir pessoalmente porque seus trabalhadores remotos estão distribuídos em vários locais ou simplesmente porque trabalha de casa, as videoconferências são uma ferramenta indispensável.
a. Google Meet
O Google Meet é uma versão aprimorada do software gratuito Hangouts, mais adequada a usos empresariais como webinars e videoconferências.
Uma de suas principais vantagens são os programas adicionais que o acompanham. Acessar o conjunto completo de programas do G Suite, além de um serviço sofisticado de videoconferências, é um benefício para empresas que já usam essa plataforma ou planejam usá-la
b. Zoom
Desde que trabalhar de casa se tornou a nova norma, o Zoom teve um enorme aumento de usuários. Isso não significa que não fosse popular antes dessa mudança social: ele é um líder na indústria de videoconferências há anos.
A principal limitação do plano gratuito do Zoom é o limite de 40 minutos para reuniões em grupo. As reuniões individuais não têm esse limite, independentemente do plano usado.
5. Ferramentas de gestão de projetos
O software de gestão de projetos permite estabelecer facilmente uma hierarquia de tarefas para concluí-las com eficácia e eficiência. Também permite indicar quais etapas são sequenciais e quais tarefas dependem de outras. Isso facilita o trabalho da equipe.
a. Trello
O Trello se concentra em dar às equipes uma forma de se organizar e manter o trabalho em dia. Os cartões são um de seus principais recursos, e você pode adicionar comentários, anexos, prazos, checklists e muito mais. Os movimentos dos cartões são atualizados em tempo real para todos os outros integrantes.
Uma razão de sua popularidade é que ele pode ser usado gratuitamente e não impõe restrições rígidas a quem não paga. Os usuários do plano gratuito podem criar quantos quadros quiserem sem contratar uma assinatura paga.
b. Asana
O Asana é uma plataforma de gestão do trabalho que ajuda as equipes a se organizar. Você pode atribuir e priorizar tarefas, estabelecer prazos e comentar nas conversas delas. Ajuste a representação visual conforme seu estilo: listas de tarefas, cartões ou cronogramas. A plataforma ainda inclui um recurso de carga de trabalho que mostra a capacidade atual de cada integrante.
As limitações da conta gratuita do Asana são 15 integrantes na equipe e um limite de armazenamento de 100MB por arquivo.
6. Ferramentas de desenvolvimento e design
O software de colaboração foi pensado para a comunicação da equipe, o compartilhamento e a edição de código, o acompanhamento de erros, as capturas de tela e o compartilhamento de imagens. Ele também oferece informações atualizadas sobre produtividade, prazos, tarefas realizadas e listas de pendências sincronizadas
a. GitLab
O GitLab se orgulha de ser uma plataforma DevOps completa que oferece praticamente todos os recursos de que os desenvolvedores precisam. Quem usa uma assinatura gratuita recebe uma franquia mensal de 2,000 minutos de pipelines de CI por grupo, suficiente para a maioria das equipes.
Se você só procura um quadro sólido de problemas do projeto, não precisa passar a um plano superior ao gratuito. Mas, se quer funcionalidades ampliadas, como roteiros, aprovações de merge, gráficos de pipelines e análise de contêineres, deve considerar um plano superior.
b. Figma
Assim como o Google Docs, o Figma permite que vários designers colaborem simultaneamente em um documento. Como é um aplicativo web, qualquer pessoa pode ver um projeto e deixar comentários gratuitamente apenas clicando em um link, independentemente da plataforma. Mesmo que você tenha assinaturas apenas para alguns designers, toda a equipe pode colaborar e fornecer feedback.
O Figma inclui um plano gratuito para sempre com editores ilimitados em 3 arquivos da equipe.
7. Ferramentas de gestão remota
a. Toggl. Registro de tempo
Um software como o Toggl elimina o obstáculo do registro de tempo quando você não está fisicamente no escritório, para que possa colaborar sem dificuldades com os colegas e continuar registrando suas horas faturáveis.
Você pode criar um cronômetro diferente para cada projeto e saber quanto cada cliente deve e a quais projetos dedicou mais tempo. Com um clique, pode começar um registro novo ou continuar o acompanhamento de uma tarefa anterior.
Seus aplicativos incluem lembretes que avisam quando você não está registrando o tempo e também detectam a inatividade caso tenha esquecido de parar o cronômetro. Para equipes que não preferem o acompanhamento em tempo real, o Toggl também permite registros manuais de tempo.
b. Krisp. Cancelamento de ruído
O Krisp é uma ferramenta de cancelamento de ruído de fundo criada para casos como conferências, mensagens de voz, videochamadas e streaming. Com um botão, você pode falar ou ouvir sem ruído de fundo. Ele funciona com várias ferramentas de comunicação, como Google Hangouts e Zoom, e está disponível em Mac, Windows, Chrome e iOS.
c. Zapier. Automação de fluxos de trabalho
O Zapier é um software de integração e automação que permite conectar aplicativos web. Por exemplo, um uso comum em marketing seria conectar uma plataforma social como Facebook a MailChimp, Slack e HubSpot.