Herramientas gratuitas de colaboración para equipos remotos

Muchas empresas se sienten cómodas permitiendo que sus empleados trabajen de forma remota. Las investigaciones muestran que los empleados remotos son más productivos y comprometidos, sin mencionar el ahorro de costos para la empresa y los empleados.

1. Comunicación de equipos

Sin importar el tipo de equipo y sus tareas, todos los integrantes necesitan interactuar e intercambiar información para alcanzar sus objetivos. Esta es una selección de nuestras herramientas de comunicación favoritas.

a. Slack

Slack «hace que trabajar juntos sea realmente agradable». Con Slack puedes conectar todas tus herramientas y servicios de software y encontrar la información que necesitas para hacer tu mejor trabajo, todo dentro de un entorno seguro de nivel empresarial.

Entre sus fortalezas está la integración con una amplia variedad de servicios que probablemente ya uses, como Google Drive o Zoom. Lo usan empresas de todo el mundo, incluidos grandes nombres como el Laboratorio de Propulsión a Chorro de la NASA.

b. Google Hangouts

Google Hangouts es un software de comunicación que permite a tu equipo chatear, hacer llamadas de voz y videoconferencias desde computadoras o dispositivos móviles. Puedes iniciar conversaciones individuales o añadir hasta 100 personas a un chat grupal y sincronizar los chats entre dispositivos. Las videollamadas admiten hasta 10 personas.

2. Herramientas de colaboración

Las herramientas colaborativas proporcionan información útil que se actualiza regularmente para que todo el equipo del proyecto pueda seguir el progreso general.

a. Google Workspace

Si hablamos de funcionalidades en el contexto de la colaboración remota, nada supera a Google Workspace. Tanto si usas Docs, Sheets o Forms, colaborar con tu equipo será mucho más cómodo si G Workspace es el centro de operaciones.

Incluso puedes usar G Workspace para configurar direcciones de correo de la empresa que terminen con tu dominio web.

b. Notion

El trabajo remoto exige transparencia para evitar que las personas dupliquen trabajo o avancen en la dirección equivocada, y Notion es una excelente herramienta para seguir todo. Es un centro de comunicación asincrónica, con documentos colaborativos, mensajes y edición fluida de documentos.

3. Compartir archivos

Las herramientas para compartir archivos ayudan a mejorar la seguridad y la productividad. Muchas ofrecen funcionalidades útiles, como permitir que varios usuarios colaboren simultáneamente en el mismo documento y transferir archivos de forma segura.

a. Google Drive

Google Drive es un servicio de almacenamiento que permite a tu equipo guardar archivos en la nube, sincronizarlos entre dispositivos y compartirlos con otras personas. Como cualquier producto de Google, Drive se integra de forma nativa con otras soluciones de Google, como Docs, Sheets y Slides.

b. Dropbox

Dropbox es un servicio de alojamiento de archivos que ofrece almacenamiento en la nube y sincronización. Puedes compartir archivos o colecciones con compañeros de equipo y clientes, y ajustar los permisos para que solo las personas previstas puedan verlos. Según tus necesidades, incluso puedes usar medidas de seguridad como autenticación de dos factores y borrado remoto de dispositivos.

4. Videoconferencias

Cuando no puedes reunirte en persona porque tus trabajadores remotos están distribuidos en distintos lugares o simplemente porque trabajas desde casa, las videoconferencias son una herramienta indispensable.

a. Google Meet

Google Meet es una versión mejorada del software gratuito Hangouts, más adecuada para usos empresariales como webinars y videoconferencias.

Una de sus principales ventajas son los programas adicionales que lo acompañan. Acceder al conjunto completo de programas de G Suite, además de un servicio sofisticado de videoconferencias, es un beneficio para las empresas que ya usan esta plataforma o planean hacerlo

b. Zoom

Desde que trabajar desde casa se convirtió en la nueva norma, Zoom ha experimentado un enorme aumento de usuarios. Eso no significa que no fuera popular antes de este cambio social: lleva años siendo un líder de la industria de videoconferencias.

La principal limitación del plan gratuito de Zoom es el límite de 40 minutos para reuniones grupales. Las reuniones individuales no tienen ese límite, independientemente del plan que uses.

5. Herramientas de gestión de proyectos

El software de gestión de proyectos permite establecer fácilmente una jerarquía de tareas para completarlas de forma eficaz y eficiente. También permite indicar qué pasos son secuenciales y qué tareas dependen de otras. Esto facilita el trabajo del equipo.

a. Trello

Trello se concentra en dar a los equipos una forma de mantenerse organizados y al día con el trabajo. Las tarjetas son una de sus principales funcionalidades, y puedes añadirles comentarios, archivos adjuntos, fechas límite, listas de verificación y más. Los movimientos de las tarjetas se actualizan en tiempo real para que los vean los demás integrantes.

Una razón de su popularidad es que se puede usar gratis y no impone restricciones estrictas a quienes no pagan. Los usuarios del plan gratuito pueden crear tantos tableros como quieran sin contratar una suscripción de pago.

b. Asana

Asana es una plataforma de gestión del trabajo que ayuda a los equipos a organizarse. Puedes asignar y priorizar tareas, establecer plazos y comentar en sus conversaciones. Ajusta su representación visual según tu estilo: listas de tareas, tarjetas o cronogramas. La plataforma incluso incluye una funcionalidad de carga de trabajo que muestra la capacidad actual de cada integrante.

Las limitaciones de la cuenta gratuita de Asana son 15 integrantes del equipo y un límite de almacenamiento de 100MB por archivo.

6. Herramientas de desarrollo y diseño

El software de colaboración está pensado para la comunicación del equipo, el intercambio y la edición de código, el seguimiento de errores, las capturas de pantalla y el intercambio de imágenes. También ofrece información actualizada sobre la productividad, los plazos, las tareas realizadas y las listas de pendientes sincronizadas

a. GitLab

GitLab se enorgullece de ser una plataforma DevOps integral que ofrece prácticamente todas las funcionalidades que necesitan los desarrolladores. Quienes usan una suscripción gratuita reciben una asignación mensual de 2,000 minutos de pipelines de CI por grupo, suficiente para la mayoría de los equipos.

Si solo buscas un tablero sólido de incidencias del proyecto, no necesitas pasar a un plan superior al gratuito. Pero si quieres funcionalidades ampliadas, como hojas de ruta, aprobaciones de merge, gráficos de pipelines y análisis de contenedores, debes considerar un plan superior.

b. Figma

Al igual que Google Docs, Figma permite que varios diseñadores colaboren simultáneamente en un documento. Como es una aplicación web, cualquiera puede ver un proyecto y dejar comentarios gratis con solo hacer clic en un enlace, sin importar la plataforma. Aunque solo tengas suscripciones para unos pocos diseñadores, todo el equipo puede colaborar y dar retroalimentación.

Figma incluye un plan gratuito para siempre con editores ilimitados en 3 archivos del equipo.

7. Herramientas de gestión remota

a. Toggl. Seguimiento del tiempo

Un software como Toggl elimina el obstáculo del seguimiento del tiempo cuando no estás físicamente en la oficina, para que puedas colaborar de forma fluida con tus compañeros y seguir registrando tus horas facturables.

Puedes crear un temporizador diferente para cada proyecto y saber cuánto te debe cada cliente y a qué proyectos dedicaste más tiempo. Con un solo clic puedes empezar un registro nuevo o continuar el seguimiento de una tarea anterior.

Sus aplicaciones incluyen recordatorios que te avisan cuando no estás registrando el tiempo y también detectan la inactividad si olvidaste detener el temporizador. Para los equipos que no prefieren el seguimiento en tiempo real, Toggl también permite registrar el tiempo manualmente.

b. Krisp. Cancelación de ruido

Krisp es una herramienta de cancelación de ruido de fondo diseñada para casos como conferencias, mensajes de voz, videollamadas y streaming. Con un botón puedes hablar o escuchar sin ruido de fondo. Funciona con numerosas herramientas de comunicación, como Google Hangouts y Zoom, y está disponible en Mac, Windows, Chrome e iOS.

c. Zapier. Automatización de flujos de trabajo

Zapier es un software de integración y automatización que permite conectar aplicaciones web. Por ejemplo, un caso habitual en marketing sería conectar una plataforma social como Facebook con MailChimp, Slack y HubSpot.