Dicas para trabalhar com equipes em diferentes fusos horários

Se você já sofreu com jet lag, pode agradecer aos fusos horários pela sensação de cansaço. Mas saiba que os passageiros de avião não são as únicas vítimas.

Os profissionais que trabalham com equipes de diferentes países também precisam lidar com os fusos horários. Eles têm de encontrar uma forma de coordenar vários horários, além de suas agendas já ocupadas.

É claro que você pode evitar atrasos por diferenças de fuso trabalhando com pessoas perto de casa. Porém, com estas dicas, todos podem colaborar e agendar reuniões entre vários fusos horários.

Escolha a equipe certa desde o início

Quando você quer produzir um trabalho excepcional, terceiriza. Contratar uma equipe offshore pode dar acesso ao talento de que precisa e que talvez não esteja perto de você.

Infelizmente, sua equipe offshore pode estar do outro lado do mundo, e coordenar reuniões pode ser difícil.

Por isso, ao terceirizar, procure eliminar esses desafios desde o início tanto quanto possível. Uma medida preventiva é escolher uma empresa nearshore. Você continuará tendo talento de primeira e economia de custos, mas em um fuso horário mais próximo. Será muito mais fácil trabalhar com os novos parceiros sem alterar os horários de todos.

Estabeleça um acordo de equipe

Mesmo que trabalhe com uma equipe a apenas um fuso horário de distância, você precisa abordar a parceria de forma deliberada. Um excelente ponto de partida é estabelecer um acordo de equipe.

Esse documento não precisa ser elaborado, mas deve cobrir tudo o que os integrantes podem precisar saber sobre a colaboração. Assim, as expectativas estarão claras e disponíveis para consulta.

Ao criar o acordo, incorpore as opiniões dos integrantes das duas partes. O documento pode cobrir informações essenciais como estas:

• O fuso horário que todos devem usar ao se comunicar

• As ferramentas de colaboração que os funcionários de escritório e os remotos devem usar

• Os tempos de resposta esperados

• Como compartilharão arquivos, por exemplo, com o Google Drive

• A hierarquia de gestão do projeto, como quem se reporta a quem

Tenha consciência dos fusos horários

Como integrante de uma equipe distribuída, você precisa ter os fusos horários em mente. Reconheça que seus funcionários remotos não trabalham necessariamente ao mesmo tempo que você.

Adotar uma abordagem empática evita mal-entendidos e permite trabalhar com mais eficiência com as equipes remotas. Sites que permitem visualizar fusos horários, como everytimezone.com, podem ajudar a pensar em vários horários ao mesmo tempo.

Crie um calendário compartilhado

Quando precisa que todos se reúnam, é fácil publicar uma data e um horário no canal de comunicação. Mas, se seus funcionários trabalham remotamente, isso pode ser uma receita para o desastre. Alguns esquecerão, e quem lembrar talvez anote nos próprios calendários com o fuso horário errado.

Sua melhor opção é criar um calendário compartilhado para a equipe distribuída.

Ferramentas de colaboração como o Google Calendar permitem que todos vejam e adicionem eventos, reduzindo o risco de mal-entendidos. O calendário também é o lugar ideal para acrescentar informações importantes, como prazos.

Agende reuniões

Reuniões regulares são essenciais para o sucesso de uma equipe distribuída. Elas vão além do canal de comunicação, porque são muito mais completas e permitem que os integrantes façam perguntas, construam relacionamentos e outras coisas. Com reuniões regulares, você esclarecerá dúvidas e tornará a gestão do projeto mais eficiente.

Embora reuniões regulares sejam essenciais, não as agende só por agendar. O tempo é valioso para equipes globais, então use-o bem. Faça cada segundo valer a pena e discuta apenas o que é relevante.

Aproveite a coincidência de horários

Na maioria dos casos, equipes globais terão pelo menos uma ou duas horas de coincidência dentro dos horários habituais de trabalho. Aproveite-as para agendar reuniões ou colaborar de outras formas.

Grave as videochamadas

Mesmo que tenha reuniões regulares, grave as videochamadas. Os funcionários remotos podem assisti-las novamente, evitando que outros integrantes precisem atualizá-los constantemente.

Reúna-se pessoalmente

Nem sempre é possível, mas, especialmente quando trabalha com uma empresa de desenvolvimento de software nearshore, você deve tentar se reunir pessoalmente. Uma reunião presencial da equipe pode ter um impacto importante no ânimo e na comunicação.

Mantenha um tratamento justo

Durante todo o processo, tente manter as coisas o mais justas possível. Pode surgir tensão se seus funcionários remotos tiverem de abrir mão constantemente de dormir no início da manhã para participar de reuniões.

Como sempre, a comunicação é essencial para prevenir problemas. Pergunte a todos quais são suas preferências: talvez descubra que coincidem perfeitamente. Se não, você pode fazer ajustes para que pelo menos não seja sempre a mesma pessoa a sair prejudicada.

Conclusão

Graças à globalização, você não precisa mais se contentar com talentos locais. A tecnologia permite encontrar as melhores equipes globais e colaborar com elas. Porém, trabalhar com pessoas em vários fusos horários traz problemas inevitáveis que precisam ser resolvidos.

Tenha estas dicas em mente se decidir fazer parceria com colaboradores de diferentes fusos horários, mas lembre-se de que também pode trabalhar remotamente com pessoas do mesmo fuso por meio de serviços nearshore. Uma empresa nearshore pode ajudar a terceirizar tarefas importantes para pessoas do mesmo fuso horário com menos dificuldades.