10 dicas para gerenciar projetos de software com sucesso

Gerenciar projetos de software é difícil mesmo nas melhores circunstâncias. Um gerente de projeto precisa equilibrar os interesses das partes interessadas com as restrições de recursos e tempo limitados. A gestão de projetos envolve pessoas, tecnologia, negócio, riscos e expectativas.

Os gerentes de projeto costumam enfrentar desafios importantes que podem desviar um projeto do caminho para o sucesso. Entre os desafios comuns estão acompanhar o ritmo do projeto, gerenciar os recursos e garantir que ele siga no caminho certo e dentro do orçamento desejado.

Não existe uma única maneira de garantir o sucesso da gestão de projetos, mas algumas dicas podem produzir resultados notáveis.

Tenha estas sugestões em mente no próximo projeto, porque estas 10 dicas para gerenciar um projeto de software durante todo o ciclo de vida do desenvolvimento beneficiarão tanto gerentes novos quanto experientes.

1. Defina as expectativas

Antes de iniciar um projeto importante, você pode ajudar a empresa a estabelecer expectativas realistas por meio de uma série de etapas para garantir que a equipe o conclua no prazo e dentro do orçamento.

No início, certifique-se de que as partes interessadas compartilhem uma visão comum de como determinarão se o projeto foi bem-sucedido. Muitas vezes, cumprir um cronograma predeterminado é o único fator de sucesso aparente, mas existem outros. Comece identificando as partes interessadas e suas expectativas. Depois, defina objetivos de negócio claros e mensuráveis. Alguns exemplos são:

• Aumentar a participação de mercado em uma quantidade determinada até uma data específica

• Alcançar um volume de vendas determinado

• Atingir um volume de processamento específico

Esses objetivos de negócio podem incluir cumprir as metas de cronograma e orçamento, entregar as funcionalidades comprometidas de forma que atendam aos testes de aceitação do cliente, cumprir padrões da indústria ou regulamentações governamentais, ou alcançar marcos tecnológicos específicos.

2. Defina o escopo do projeto

O processo de criar uma declaração de escopo define as necessidades de negócio do projeto e identifica seus limites e restrições.

Isso garante que todas as principais partes interessadas compreendam o que o projeto fará e como será construído. Para a equipe de desenvolvimento, reduz a probabilidade de acrescentar funcionalidades desejadas e trabalho adicional além do que foi definido no escopo.

Todo projeto precisa equilibrar seus objetivos de funcionalidade, pessoal, custo, cronograma e qualidade. Você deve definir cada dimensão como uma restrição dentro da qual precisa operar, um fator fortemente alinhado ao sucesso do projeto ou um grau de liberdade que pode ajustar dentro de determinados limites.

3. Escreva um plano

Algumas pessoas acreditam que o tempo dedicado a escrever um plano deveria ser usado para escrever código. Mas o ponto não é tanto redigir o plano, e sim refletir sobre o planejamento.

O tempo que você dedicar a analisar o que será necessário para resolver o problema reduzirá as surpresas que enfrentará mais adiante. Os projetos de desenvolvimento atuais, distribuídos em diferentes locais e culturas, exigem um planejamento e um acompanhamento ainda mais cuidadosos do que os projetos tradicionais de uma equipe que trabalha no mesmo lugar.

4. Defina os marcos críticos

Todo projeto é definido por momentos: uma série de práticas ágeis que finalmente levam a um produto concluído. Independentemente do tipo de iniciativa, tudo será satisfatoriamente baseado em dois elementos: as fases principais e as subfases.

O principal marco é o dia em que o projeto de software precisa terminar, mas existem muitos prazos entre a data inicial e a final. Por isso, ao criar um plano de gestão, inclua marcos e preste atenção especial às funcionalidades que dependem de outras. Concentre-se nas quatro fases principais do ciclo de vida do desenvolvimento: início, planejamento, execução e encerramento.

É especialmente útil indicar qual prazo corresponde a cada sprint, porque isso facilita a alocação de recursos. Você poderá identificar possíveis desafios ou gargalos, como uma funcionalidade especialmente difícil de construir ou uma que exija um design concluído da equipe de experiência do usuário.

5. Forme sua equipe

Idealmente, você participará da contratação dos integrantes da equipe para garantir que suas habilidades e experiências se ajustem às necessidades. Se os desenvolvedores já estiverem incorporados, avalie suas capacidades profissionais e pessoais para determinar quem é mais adequado às tarefas e aos objetivos específicos do projeto.

Quando os integrantes podem se concentrar em seus pontos fortes, concluem as tarefas mais rápido, o que ajuda o gerente de projeto a manter o trabalho no prazo e dentro do orçamento.

As empresas sobrevivem e prosperam ao mostrar os pontos fortes dos funcionários e esconder suas fraquezas. Você deve adotar a mesma mentalidade ao delegar trabalhos, tarefas e responsabilidades.

6. Estabeleça objetivos

Os objetivos da equipe de desenvolvimento estão estreitamente ligados aos prazos gerais, aos marcos e aos objetivos de negócio do projeto. Incluem metas de curto prazo, como o resultado desejado de um sprint, e de longo prazo, como concluir um módulo de software. Comunique-as claramente e mostre-as de forma visível para lembrar à equipe, e a quem entrar durante o desenvolvimento, o objetivo geral.

Além disso, um gerente de projeto de software deve estabelecer objetivos individuais para cada desenvolvedor. É importante equilibrar os objetivos de negócio com os de desenvolvimento pessoal, como aprender uma habilidade nova ou assumir alguma responsabilidade de liderança na equipe. Agende reuniões individuais periódicas para avaliar esses objetivos e ajustá-los quando necessário.

7. Comunique-se

A comunicação com a equipe de desenvolvimento deve incluir reuniões formais e encontros de acompanhamento mais informais.

As reuniões agendadas oferecem uma forma estruturada de compartilhar informações, especialmente das partes interessadas. Já as conversas informais permitem ao gerente de projeto fazer perguntas, escutar de forma proativa e construir bons relacionamentos com os integrantes.

Infelizmente, a comunicação é uma habilidade profissional que falta a muitas pessoas no mercado de trabalho extremamente competitivo de hoje. Para gerenciar um projeto sem dificuldades, você precisa de comunicação eficaz entre todas as partes envolvidas.

8. Lidere sua equipe

Uma boa liderança consiste em saber motivar seus subordinados. Isso pode ser difícil porque nem todos se motivam com as mesmas palavras, expressões físicas ou até ideias. Seu papel é adaptar o estilo de gestão a cada pessoa da equipe.

Enquanto a equipe de desenvolvimento trabalha no sprint, o gerente de projeto mantém contato constante com as principais partes interessadas internas. Além disso, se o produto é desenvolvido para um cliente ou grupo de clientes específico, conversa frequentemente com essas organizações.

Essas reuniões ajudam a garantir que o trabalho dos desenvolvedores continue atendendo às necessidades do projeto e do cliente. Por exemplo, quando as partes interessadas querem uma funcionalidade nova ou um prazo diferente, o gerente precisa transmitir esse feedback à equipe e reajustar suas prioridades.

9. Gerencie os riscos e resolva os problemas rapidamente.

O risco é inerente a qualquer projeto. A chave para uma gestão bem-sucedida de projetos de software é identificar os riscos possíveis antecipadamente, porque isso economiza tempo e dinheiro ao mitigá-los.

Se você não identificar e controlar os riscos, eles controlarão você. Um risco é um problema potencial que pode afetar o sucesso do projeto: um problema que ainda não aconteceu e que você quer manter assim

Sempre que descrever um requisito, estabelecer um marco ou definir uma tarefa, pense nos possíveis riscos: dados insuficientes, erros de software, designs incompletos, possível falta de apoio, entre outros.

Apesar da pressão para prometer o impossível, nunca assuma um compromisso que sabe que não pode cumprir. Negocie de boa-fé com clientes, gerentes e integrantes da equipe sobre objetivos que realmente possam ser alcançados.

A exposição ao risco combina a probabilidade de um risco específico se tornar um problema e as consequências negativas para o projeto se isso acontecer.

Para gerenciar cada risco, selecione ações de mitigação que reduzam a probabilidade ou o impacto. Você também pode identificar planos de contingência que entrem em ação se suas atividades de controle de riscos não forem eficazes.

10. Avalie o projeto regularmente.

Como o ciclo de vida do desenvolvimento de software acontece em uma série de sprints, concluir cada um oferece uma oportunidade de avaliar o progresso do projeto.

Se quer que o grupo alcance um nível maior de capacidade de engenharia de software, você precisa investir tempo na melhoria dos processos. Reserve tempo no cronograma, porque as atividades do projeto devem incluir mudanças de processo que ajudem o próximo projeto a ter ainda mais sucesso.

Observe tanto cada sprint quanto o projeto como um todo e concentre-se no sucesso, no fracasso e nas áreas de melhoria.

Os problemas difíceis surgem quando você não sabe quanto o projeto está atrasado, ou às vezes adiantado, em relação ao plano. Procure gerenciá-lo com base em fatos precisos e sustentados por dados, e use as informações de status e as métricas para tomar medidas corretivas quando necessário e comemorar quando possível.