10 consejos para gestionar proyectos de software con éxito

Gestionar proyectos de software es difícil incluso en las mejores circunstancias. Un gerente de proyecto debe equilibrar los intereses de las partes interesadas con las restricciones de recursos y tiempo limitados. La gestión de proyectos abarca personas, tecnología, negocio, riesgos y expectativas.

Los gerentes de proyecto suelen enfrentar desafíos importantes que pueden desviar un proyecto del camino al éxito. Entre los desafíos habituales están seguir el ritmo del proyecto, gestionar los recursos y asegurar que avance según lo previsto y dentro del presupuesto deseado.

No existe una única forma de asegurar el éxito de la gestión de proyectos, pero algunos consejos pueden producir resultados notables.

Ten presentes estas sugerencias en tu próximo proyecto, porque estos 10 consejos para gestionar un proyecto de software durante todo el ciclo de vida del desarrollo beneficiarán tanto a los gerentes nuevos como a los experimentados.

1. Define las expectativas

Antes de iniciar un proyecto importante, puedes ayudar a la empresa a establecer expectativas realistas mediante una serie de pasos para asegurar que el equipo lo complete a tiempo y dentro del presupuesto.

Al principio, asegúrate de que las partes interesadas compartan una visión común de cómo determinarán si el proyecto tuvo éxito. Con demasiada frecuencia, cumplir un cronograma predeterminado es el único factor de éxito evidente, pero existen otros. Empieza por identificar a las partes interesadas y sus expectativas. Luego, define objetivos de negocio claros y medibles. Algunos ejemplos son:

• Aumentar la participación de mercado en una cantidad determinada para una fecha específica

• Alcanzar un volumen de ventas determinado

• Lograr un volumen de procesamiento específico

Estos objetivos de negocio pueden incluir cumplir las metas de cronograma y presupuesto, entregar las funcionalidades comprometidas de forma que satisfagan las pruebas de aceptación del cliente, cumplir estándares de la industria o regulaciones gubernamentales, o alcanzar hitos tecnológicos específicos.

2. Define el alcance del proyecto

El proceso de crear una declaración de alcance define las necesidades de negocio del proyecto e identifica sus límites y restricciones.

Esto asegura que todas las partes interesadas clave comprendan qué hará el proyecto y cómo se construirá. Para el equipo de desarrollo, reduce la probabilidad de añadir funcionalidades deseadas y trabajo adicional más allá de lo definido en el alcance.

Todo proyecto debe equilibrar sus objetivos de funcionalidad, personal, costo, cronograma y calidad. Debes definir cada dimensión como una restricción dentro de la cual debes operar, un factor claramente alineado con el éxito del proyecto o un grado de libertad que puedes ajustar dentro de determinados límites.

3. Escribe un plan

Algunas personas creen que el tiempo dedicado a escribir un plan debería usarse para escribir código. Pero el punto no es tanto redactar el plan como reflexionar sobre la planificación.

El tiempo que dediques a analizar qué hará falta para resolver el problema reducirá las sorpresas que enfrentarás más adelante. Los proyectos de desarrollo actuales, distribuidos en distintas sedes y culturas, exigen una planificación y un seguimiento todavía más cuidadosos que los proyectos tradicionales de un equipo que trabaja en el mismo lugar.

4. Define los hitos críticos

Todo proyecto se define por momentos: una serie de prácticas ágiles que finalmente conducen a un producto terminado. Sin importar el tipo de iniciativa, todo se basará satisfactoriamente en dos elementos: las fases principales y las subfases.

El hito principal es el día en que debe terminar el proyecto de software, pero hay muchos plazos entre la fecha inicial y la final. Por eso, al crear un plan de gestión, debes incluir hitos y prestar especial atención a las funcionalidades que dependen de otras. Concéntrate en las cuatro fases clave del ciclo de vida del desarrollo: inicio, planificación, ejecución y cierre.

Es especialmente útil señalar qué fecha límite corresponde a cada sprint, porque facilita la asignación de recursos. Podrás identificar posibles desafíos o cuellos de botella, como una funcionalidad especialmente difícil de construir o una que requiera un diseño terminado del equipo de experiencia de usuario.

5. Forma tu equipo

Idealmente, participarás en la contratación de los integrantes del equipo para asegurar que sus habilidades y experiencia se ajusten a tus necesidades. Si los desarrolladores ya están incorporados, evalúa sus capacidades profesionales y personales para determinar quiénes son más adecuados para las tareas y los objetivos específicos del proyecto.

Cuando los integrantes pueden concentrarse en sus fortalezas, completan las tareas más rápido, lo que ayuda al gerente de proyecto a mantener el trabajo a tiempo y dentro del presupuesto.

Las empresas sobreviven y prosperan al mostrar las fortalezas de sus empleados y ocultar sus debilidades. Debes adoptar la misma mentalidad cuando delegas trabajos, tareas y responsabilidades.

6. Establece objetivos

Los objetivos del equipo de desarrollo están estrechamente relacionados con los plazos generales, los hitos y los objetivos de negocio del proyecto. Incluyen metas de corto plazo, como el resultado deseado de un sprint, y de largo plazo, como completar un módulo de software. Comunícalas con claridad y muéstralas de forma visible para recordar al equipo, y a quienes se incorporen durante el desarrollo, el objetivo general.

Además, un gerente de proyecto de software debe establecer objetivos individuales para cada desarrollador. Es importante equilibrar los objetivos de negocio con los de desarrollo personal, como aprender una habilidad nueva o asumir alguna responsabilidad de liderazgo en el equipo. Programa reuniones individuales periódicas para evaluar estos objetivos y ajustarlos cuando sea necesario.

7. Comunícate

La comunicación con el equipo de desarrollo debe incluir reuniones formales y encuentros de seguimiento más informales.

Las reuniones programadas proporcionan una forma estructurada de compartir información, especialmente de las partes interesadas. Las conversaciones informales, por su parte, permiten al gerente de proyecto hacer preguntas, escuchar de forma proactiva y construir buenas relaciones con los integrantes.

Lamentablemente, la comunicación es una habilidad profesional que a muchas personas les falta en el mercado laboral sumamente competitivo de hoy. Para gestionar un proyecto sin dificultades, necesitas una comunicación eficaz entre todas las partes involucradas.

8. Lidera tu equipo

El buen liderazgo consiste en saber motivar a tus subordinados. Esto puede ser difícil porque no todos se motivan con las mismas palabras, expresiones físicas o incluso ideas. Tu rol es adaptar tu estilo de gestión a cada persona del equipo.

Mientras el equipo de desarrollo trabaja en el sprint, el gerente de proyecto mantiene un contacto constante con las partes interesadas clave dentro de la empresa. Además, si el producto se desarrolla para un cliente o grupo de clientes específico, conversa frecuentemente con esas organizaciones.

Estas reuniones ayudan a asegurar que el trabajo de los desarrolladores siga respondiendo a las necesidades del proyecto y del cliente. Por ejemplo, cuando las partes interesadas quieren una nueva funcionalidad o un plazo diferente, el gerente debe transmitir esa retroalimentación al equipo y reajustar sus prioridades.

9. Gestiona los riesgos y resuelve los problemas rápidamente.

El riesgo es inherente a cualquier proyecto. La clave de la gestión exitosa de proyectos de software es identificar los riesgos posibles de antemano, porque eso ahorra tiempo y dinero al mitigarlos.

Si no identificas y controlas los riesgos, ellos te controlarán a ti. Un riesgo es un problema potencial que puede afectar el éxito de tu proyecto: un problema que todavía no ocurrió y que quieres mantener así

Cada vez que describas un requisito, establezcas un hito o definas una tarea, piensa en los riesgos posibles: datos insuficientes, errores de software, diseños incompletos, posible falta de apoyo, entre otros.

Pese a la presión para prometer lo imposible, nunca asumas un compromiso que sabes que no puedes cumplir. Negocia de buena fe con clientes, gerentes e integrantes del equipo sobre objetivos que realmente puedan alcanzarse.

La exposición al riesgo combina la probabilidad de que un riesgo específico se convierta en un problema y las consecuencias negativas para el proyecto si eso ocurre.

Para gestionar cada riesgo, selecciona acciones de mitigación que reduzcan la probabilidad o el impacto. También puedes identificar planes de contingencia que se activen si tus actividades de control de riesgos no son eficaces.

10. Evalúa el proyecto regularmente.

Como el ciclo de vida del desarrollo de software se lleva a cabo en una serie de sprints, completar cada uno ofrece una oportunidad para evaluar el progreso del proyecto.

Si quieres que el grupo alcance un nivel mayor de capacidad de ingeniería de software, necesitas invertir tiempo en mejorar los procesos. Reserva tiempo en el cronograma, porque las actividades del proyecto deben incluir cambios de proceso que ayuden a que tu próximo proyecto tenga todavía más éxito.

Observa tanto cada sprint como el proyecto en conjunto y concéntrate en el éxito, el fracaso y las áreas de mejora.

Los problemas difíciles surgen cuando no sabes cuánto se ha retrasado, o a veces adelantado, el proyecto respecto del plan. Procura gestionarlo a partir de hechos precisos y basados en datos, y usa la información de estado y las métricas para tomar medidas correctivas cuando sea necesario y celebrar cuando sea posible.