Ferramentas de produtividade essenciais para trabalhar em casa

O último ano trouxe uma mudança considerável em direção ao trabalho remoto.

O trabalho em casa aumentou 150% desde 2005, tornando essa modalidade cada vez mais comum.

Isso tem grandes vantagens, como um ambiente mais inclusivo que permite colaborar com pessoas do mundo inteiro. No entanto, também traz desafios importantes.

Um dos maiores desafios é manter a produtividade. Quando você não tem mais acesso direto à equipe todos os dias e só se comunica por videochamadas, isso pode ser difícil.

Mas pesquisamos e encontramos algumas das melhores ferramentas de produtividade para profissionais remotos. Use este guia para descobrir ferramentas que permitam manter a motivação e a eficiência mesmo quando o ambiente de trabalho muda.

Continue lendo para saber o que você precisa conhecer.

Ferramenta de gestão de projetos

Manter a produtividade é muito mais fácil quando você tem uma ferramenta de gestão que ajuda a se concentrar no que precisa fazer.

O software de gestão de projetos pode beneficiar você e sua equipe remota de várias maneiras, pois costuma incluir um pacote completo de ferramentas essenciais.

Embora as funções exatas dependam da marca escolhida, elas costumam incluir um gerenciador de tarefas. Esse recurso permite trabalhar com a tranquilidade de saber que um software confiável ajudará a manter o rumo e priorizar tarefas em tempo real.

Ele também é uma ótima ferramenta de colaboração. Muitas opções permitem que toda a equipe trabalhe junto em tempo real, compartilhando listas de tarefas, comentários em documentos e arquivos. Uma ferramenta como Trello ajuda a gerenciar várias tarefas e prazos.

Em geral, uma ferramenta de gestão de projetos é uma das melhores opções de produtividade para quem busca manter o foco e a organização no trabalho remoto.

Destaques:

• Ótima ferramenta de colaboração: conecte-se facilmente aos colegas para entender como o projeto funciona como um todo.

• Cumprimento de prazos: ajuda a manter a responsabilidade pelos compromissos se você tem dificuldade com o trabalho remoto.

• Facilidade de uso: essas ferramentas costumam ter uma interface simples com recursos como arrastar e soltar, para que toda a equipe se familiarize rapidamente com a tecnologia.

Sistema de compartilhamento de arquivos

Uma ferramenta de colaboração que algumas empresas deixam de lado é um sistema eficaz de compartilhamento de arquivos na nuvem. Ele é essencial para uma equipe remota porque permite manter a produtividade e evita perder tempo enviando o mesmo documento por e-mail com várias alterações registradas.

Há muitas opções de armazenamento na nuvem, mas uma das mais populares é o Google Drive. Os integrantes podem editar arquivos e atualizá-los em tempo real, tornando-o uma excelente ferramenta de colaboração. A nuvem ajuda a manter as edições uniformes e impede que cada pessoa tenha uma versão diferente do mesmo documento.

Não gosta do Google Drive? Não se preocupe: há muitos sistemas de armazenamento na nuvem igualmente bons que permitem colaborar de forma eficaz em um ambiente em mudança.

Destaques

• Atualizações em tempo real: não é necessário enviar arquivos de um lado para outro; sistemas na nuvem são ótimos para o trabalho em equipe.

• Armazenamento de arquivos: além de ver atualizações ao vivo, a equipe não precisa se preocupar se um documento falhar ou um computador quebrar ao usar software como Google Drive: o arquivo está seguro, com uma cópia disponível na nuvem.

• Ideal para equipes internacionais: é ótimo se os profissionais remotos trabalham em fusos diferentes. Os colegas podem ver imediatamente as edições e os comentários na próxima vez que acessarem a nuvem.

Aplicativo de videochamadas

A comunicação nunca foi tão essencial para um trabalho remoto bem-sucedido. Pode ser difícil manter a produtividade e a conexão, mas as videochamadas são uma ótima maneira de ajudar a equipe a ser produtiva.

Esses programas também podem ser boas ferramentas de gestão: permitem que os gestores expliquem tarefas com mais precisão e ajudem os profissionais a trabalhar com mais eficiência.

Hoje, há uma grande variedade de aplicativos, de Zoom a Loom, Panopto, Skype, Google Meet e outros.

Há vários recursos a considerar ao escolher software de videochamadas. Embora todas sejam úteis, o compartilhamento de tela é essencial.

Compartilhar a tela permite mostrar rapidamente edições ou informações importantes durante as videochamadas.

Embora existam muitas ferramentas de videochamadas e compartilhamento de tela, vale escolher uma com poucas distrações para manter a produtividade. Com 42% da população trabalhadora americana trabalhando remotamente no início de 2021, essas ferramentas são essenciais para o sucesso empresarial.

Destaques

• Compartilhamento de tela: muitos aplicativos e sites de videochamadas incluem esse recurso, permitindo desenvolver e compartilhar ideias rapidamente com a equipe remota.

• Conversas em tempo real: não é necessário enviar e-mails longos. Você pode conversar sobre ideias e problemas como faria no escritório.

• Excelente ferramenta de colaboração: videochamadas permitem propor ideias para projetos novos ou resolver problemas. Você pode conversar como faria pessoalmente. Com mensagens, chat e vídeo representando agora 80% da comunicação no trabalho, é essencial investir em uma boa ferramenta de videochamadas.

Calendário

Embora sua ferramenta de gestão possa incluir algumas funções de calendário, usar um especializado garante que você não perca reuniões ou prazos importantes.

Seja um calendário na nuvem ou um que funcione no computador pessoal, ele é essencial em qualquer ambiente de trabalho.

Embora seja tentador continuar usando um calendário de papel, migrar para um sistema online tem muitos benefícios. Além de evitar o risco de perdê-lo, ele pode avisar automaticamente dez minutos antes de uma reunião. As notificações ajudam você a se preparar e não perder nada importante.

Alguns calendários se sincronizam com outros programas, como Google Drive ou sistemas de armazenamento na nuvem. Isso permite acompanhar prazos e integrar todos os itens e arquivos necessários para uma apresentação ou reunião. É uma ferramenta essencial de colaboração, mas fácil de esquecer.

Destaques

• Não perca nenhuma tarefa: não se preocupe em esquecer apresentações ou videochamadas; configure notificações para receber lembretes antes das reuniões.

• Inclua todas as pessoas necessárias: uma grande vantagem é poder adaptar o calendário à equipe remota. Você pode ter desde um calendário pessoal até um grande e interativo com todos os integrantes.

• Boa introdução à tecnologia: ajuda a apresentar novos programas de gestão a quem hesita em usar tecnologia. Calendários são familiares para pessoas de todas as idades e níveis de conhecimento.

Gerenciador de tarefas

Um gerenciador de tarefas é uma ferramenta de gestão de projetos que ajuda você a cumprir prazos e lembra tarefas importantes em tempo real.

É uma das melhores formas de manter a produtividade porque ajuda a assumir a responsabilidade de concluir o trabalho. Funciona mesmo quando o ambiente remoto impede que seus gestores façam isso da mesma maneira.

Uma das melhores características é a facilidade de uso. Se algumas pessoas hesitam em usar novas tecnologias ou têm dificuldade com software complexo, ele facilita a transição para um ambiente digital.

Você pode encontrar gerenciadores com interfaces claras e simples ou recursos como notas adesivas virtuais, para acompanhar as tarefas com software agradável e eficaz.

Assim como um calendário, ele se atualiza em tempo real e pode se conectar às ferramentas que você já tem, como Google Drive ou aplicativos de calendário na nuvem. Você também pode ter um gerenciador pessoal. Uma ferramenta de colaboração permite se conectar aos colegas e compartilhar arquivos para cumprir prazos em conjunto.

Destaques

• Interatividade: essa ferramenta é ideal para equipes grandes. Todos podem acompanhar os compromissos uns dos outros e ver como estão avançando.

• Melhor gestão do tempo: é essencial se você tem dificuldade para organizar o tempo. É uma das melhores ferramentas para manter o rumo e cumprir prazos.

• Conexão com outros aplicativos: conecte facilmente o gerenciador a outros programas do ambiente de trabalho para compartilhar arquivos e fazer videochamadas.

Software de ditado

Ficaram para trás os dias em que você podia propor ideias em um quadro branco e sempre contar com notas de reunião preparadas por uma secretária. Embora as videochamadas facilitem a comunicação, também podem dificultar lembrar o que alguém disse, reduzindo sua produtividade e a eficácia da comunicação.

Uma forma de resolver isso é investir em software de ditado de alta qualidade. Você pode ditar informações importantes e deixar notas de voz detalhadas para ouvir enquanto trabalha no projeto.

Ele também pode ser uma boa forma de se comunicar com colegas. É fácil enviar notas ou mensagens de voz e muito mais rápido do que escrevê-las se você tem pouco tempo.

Além disso, permite evitar ainda mais digitação. Como a dor no punho é um problema de saúde cada vez mais comum associado ao trabalho remoto, qualquer coisa que reduza o desconforto físico é positiva.

Em geral, o software de ditado pode melhorar sua eficiência e facilitar o trabalho com a equipe.

Destaques

• Economiza tempo: você não precisa passar dez minutos escrevendo notas se pode ditá-las rapidamente e preservá-las.

• Sem desordem: ele também pode economizar espaço físico; você não precisa de cadernos cheios de informação nem de uma mesa coberta de notas adesivas.

• Facilita a comunicação: tem dificuldade para se explicar por e-mail? Você pode enviar muitas informações em uma nota de voz para que os colegas entendam claramente o que quer dizer.

Mantenha a motivação com estas ferramentas de produtividade

É inegável que manter a motivação ao trabalhar em casa é difícil. Mesmo para quem tenta aproveitar a situação em circunstâncias complicadas, o trabalho remoto pode ser um desafio.

No entanto, não é necessário perder a esperança. Empresas de tecnologia e software responderam ao crescimento do trabalho remoto criando ferramentas eficazes que ajudam você a aproveitar a situação.

Seja você alguém que prefere videochamadas simples ou precisa de um novo software de gestão de projetos, existe uma ótima ferramenta para aumentar sua produtividade.