Herramientas de productividad imprescindibles para trabajar desde casa

El último año trajo una transición considerable hacia el trabajo remoto.

El trabajo desde casa aumentó un 150% desde 2005, por lo que es una modalidad cada vez más común.

Esto tiene grandes ventajas, como un entorno más inclusivo que permite colaborar a personas de todo el mundo. Sin embargo, también presenta desafíos importantes.

Uno de los mayores desafíos es mantener la productividad. Cuando ya no tienes acceso directo al equipo todos los días y solo te comunicas por videollamadas, puede ser difícil.

Pero investigamos y encontramos algunas de las mejores herramientas de productividad para trabajadores remotos. Usa esta guía para descubrir herramientas que te permitan mantener la motivación y la eficiencia incluso cuando cambia tu entorno laboral.

Sigue leyendo para conocer lo que necesitas saber.

Herramienta de gestión de proyectos

Mantener la productividad es mucho más fácil cuando tienes una herramienta de gestión que te ayuda a concentrarte en lo que debes hacer.

El software de gestión de proyectos puede beneficiar de varias maneras a tu equipo remoto y a ti, porque suele incluir un paquete completo de herramientas esenciales.

Aunque las funciones exactas dependen de la marca elegida, suelen incluir un gestor de tareas. Esta función permite trabajar con la tranquilidad de que un software confiable ayudará a mantener el rumbo y priorizar tareas en tiempo real.

También es una gran herramienta de colaboración. Muchas opciones permiten que todo el equipo trabaje junto en tiempo real y comparta listas de tareas, comentarios en documentos y archivos. Una herramienta como Trello ayuda a gestionar varias tareas y fechas límite.

En general, una herramienta de gestión de proyectos es una de las mejores opciones de productividad para quienes buscan mantenerse enfocados y organizados al trabajar a distancia.

Lo más destacado:

• Gran herramienta de colaboración: conecta fácilmente con tus colegas para entender cómo funciona el proyecto en su conjunto.

• Cumplimiento de plazos: ayuda a mantener la responsabilidad sobre tus compromisos si el trabajo remoto te resulta difícil.

• Facilidad de uso: estas herramientas suelen tener una interfaz sencilla con funciones como arrastrar y soltar, para que todo el equipo se familiarice rápidamente con la tecnología.

Sistema para compartir archivos

Una herramienta de colaboración que algunas empresas pasan por alto es un sistema eficaz para compartir archivos en la nube. Es esencial para un equipo remoto porque permite mantener la productividad y evita perder tiempo enviando el mismo documento por correo con múltiples cambios registrados.

Hay muchas opciones de almacenamiento en la nube, pero una de las más populares es Google Drive. Los integrantes pueden editar archivos y actualizarlos en tiempo real, lo que lo convierte en una excelente herramienta de colaboración. La nube ayuda a mantener las ediciones uniformes y evita que cada persona tenga una versión distinta del mismo documento.

¿No te gusta Google Drive? No te preocupes: hay muchos sistemas de almacenamiento en la nube igual de buenos que permiten colaborar de forma efectiva en un entorno cambiante.

Lo más destacado

• Actualizaciones en tiempo real: no necesitas enviar archivos de un lado a otro; los sistemas en la nube son excelentes para trabajar en equipo.

• Almacenamiento de archivos: además de ver actualizaciones en vivo, el equipo no necesita preocuparse si falla un documento o se rompe una computadora cuando usa software como Google Drive: el archivo está seguro, con una copia disponible en la nube.

• Ideal para equipos internacionales: es excelente si el personal remoto trabaja en distintas zonas horarias. Sus colegas pueden ver las ediciones y comentarios inmediatamente la próxima vez que revisen la nube.

Aplicación de videollamadas

La comunicación nunca fue tan esencial para trabajar a distancia con éxito. Puede ser difícil mantener la productividad y la conexión, pero las videollamadas son una excelente manera de ayudar al equipo a ser productivo.

Estos programas también pueden ser buenas herramientas de gestión: permiten a los gerentes explicar las tareas con más precisión y ayudar al personal remoto a trabajar con mayor eficiencia.

Hoy hay una amplia variedad de aplicaciones, desde Zoom hasta Loom, Panopto, Skype, Google Meet y más.

Hay varias funciones que debes buscar al elegir software de videollamadas. Aunque todas son útiles, compartir pantalla es esencial.

Compartir pantalla permite mostrar rápidamente ediciones o información importante durante las videollamadas.

Aunque hay muchas herramientas de videollamadas y pantalla compartida, conviene elegir una con pocas distracciones para mantener la productividad. Con el 42% de la población trabajadora estadounidense trabajando de forma remota a comienzos de 2021, estas herramientas son esenciales para el éxito empresarial.

Lo más destacado

• Pantalla compartida: muchas aplicaciones y sitios de videollamadas incluyen esta función, que permite desarrollar y compartir ideas rápidamente con tu equipo remoto.

• Conversación en tiempo real: no necesitas enviar correos largos. Puedes conversar sobre ideas y problemas como lo harías en la oficina.

• Excelente herramienta de colaboración: las videollamadas permiten proponer ideas para proyectos nuevos o resolver problemas. Puedes conversar como en persona. Con los mensajes, el chat y el video representando ahora el 80% de la comunicación laboral, es esencial invertir en una buena herramienta de videollamadas.

Calendario

Aunque tu herramienta de gestión pueda incluir algunas funciones de calendario, usar uno especializado garantiza que no pierdas una reunión o fecha límite importante.

Ya sea un calendario en la nube o uno que funcione en tu computadora personal, es imprescindible en cualquier entorno laboral.

Aunque resulte tentador seguir usando un calendario de papel, pasar a un sistema en línea tiene muchos beneficios. Además de evitar el riesgo de perderlo, puede avisarte automáticamente diez minutos antes de una reunión. Las notificaciones te ayudan a estar preparado y no perder nada importante.

Algunos calendarios se sincronizan con otro software, como Google Drive o sistemas de almacenamiento en la nube. Esto permite seguir los plazos e integrar todos los elementos y archivos necesarios para una presentación o reunión. Es una herramienta esencial de colaboración, pero fácil de olvidar.

Lo más destacado

• No pierdas ninguna tarea: no te preocupes por olvidar presentaciones o videollamadas; configura notificaciones para recibir recordatorios antes de las reuniones.

• Incluye a todas las personas necesarias: una gran ventaja es poder adaptar el calendario a tu equipo remoto. Puedes tener desde uno personal hasta uno grande e interactivo con todos los integrantes.

• Buena introducción a la tecnología: ayuda a presentar software nuevo de gestión a quienes dudan en usar tecnología. Los calendarios son familiares para personas de todas las edades y niveles de conocimiento.

Gestor de tareas

Un gestor de tareas es una herramienta de gestión de proyectos que te ayuda a cumplir plazos y te recuerda tareas importantes en tiempo real.

Es una de las mejores formas de mantener la productividad porque te ayuda a asumir la responsabilidad de completar el trabajo. Funciona incluso cuando el entorno remoto impide que tus gerentes hagan esto de la misma manera.

Una de sus mejores características es la facilidad de uso. Si algunas personas dudan en usar tecnología nueva o tienen dificultades con software complejo, facilita la transición hacia un entorno digital.

Puedes encontrar gestores con interfaces claras y sencillas o funciones como notas adhesivas virtuales, para mantenerte al día con las tareas mediante software agradable y efectivo.

Al igual que un calendario, se actualiza en tiempo real y puede conectarse a herramientas que ya tienes, como Google Drive o aplicaciones de calendario en la nube. También puedes tener un gestor personal. Una herramienta de colaboración permite conectar con colegas y compartir archivos para cumplir juntos los plazos.

Lo más destacado

• Interactividad: esta herramienta es ideal para equipos grandes. Todos pueden supervisar sus compromisos mutuamente y ver cómo avanzan.

• Mejor gestión del tiempo: es imprescindible si te cuesta organizar el tiempo. Es una de las mejores herramientas para mantenerte encaminado y cumplir los plazos.

• Conexión con otras aplicaciones: conecta fácilmente el gestor a otro software del entorno laboral para compartir archivos y hacer videollamadas.

Software de dictado

Quedaron atrás los días en que podías proponer ideas en una pizarra y contar siempre con notas de reunión preparadas por una secretaria. Aunque las videollamadas facilitan la comunicación, también pueden dificultar recordar lo que alguien dijo, lo que reduce tu productividad y la eficacia de la comunicación.

Una forma de resolverlo es invertir en software de dictado de alta calidad. Puedes dictar información importante y dejar notas de voz detalladas para escucharlas mientras trabajas en el proyecto.

También puede ser una buena forma de comunicarte con colegas. Es fácil enviar notas o mensajes de voz y mucho más rápido que escribirlos si tienes poco tiempo.

Además, permite evitar escribir aún más. Como el dolor de muñeca es un problema de salud cada vez más común asociado al trabajo remoto, cualquier cosa que reduzca la incomodidad física es positiva.

En general, el software de dictado puede mejorar tu eficiencia y facilitar el trabajo con el equipo.

Lo más destacado

• Ahorra tiempo: no necesitas pasar diez minutos escribiendo notas si puedes dictarlas rápidamente y conservarlas.

• Sin desorden: también puede ahorrar espacio físico; no necesitas cuadernos llenos de información ni un escritorio cubierto de notas adhesivas.

• Facilita la comunicación: ¿te cuesta explicarte por correo? Puedes enviar mucha información mediante una nota de voz para que tus colegas comprendan claramente lo que quieres decir.

Mantén la motivación con estas herramientas de productividad

Es innegable que mantener la motivación al trabajar desde casa es difícil. Incluso para quienes intentan aprovechar la situación en circunstancias complicadas, el trabajo remoto puede ser un desafío.

Sin embargo, no hace falta perder la esperanza. Las empresas de tecnología y software han respondido al auge del trabajo remoto creando herramientas efectivas que te ayudan a aprovechar la situación.

Ya sea que prefieras videollamadas sencillas o necesites software nuevo de gestión de proyectos, hay una gran herramienta que puede impulsar tu productividad.