Consejos para trabajar con equipos en distintas zonas horarias

Si alguna vez has sufrido jet lag, puedes agradecer a las zonas horarias por esa sensación de cansancio. Pero debes saber que los viajeros aéreos no son las únicas víctimas.

Los profesionales que trabajan con equipos de distintos países también deben lidiar con las zonas horarias. Tienen que encontrar una forma de coordinar distintos horarios, además de sus agendas ya ocupadas.

Por supuesto, puedes evitar las demoras por diferencias horarias trabajando con personas cerca de casa. Sin embargo, con estos consejos todos pueden colaborar y programar reuniones entre varias zonas horarias.

Elige el equipo adecuado desde el principio

Cuando quieres producir un trabajo excepcional, tercerizas. Contratar un equipo offshore puede darte acceso al talento que necesitas y que quizá no esté cerca de ti.

Lamentablemente, tu equipo offshore puede estar al otro lado del mundo y coordinar reuniones puede ser difícil.

Por eso, al tercerizar, debes eliminar estos desafíos desde el principio tanto como sea posible. Una medida preventiva es elegir una empresa nearshore. Seguirás obteniendo talento de primer nivel y ahorros de costos, pero en una zona horaria más cercana. Será mucho más fácil trabajar con tus nuevos socios sin alterar los horarios de todos.

Establece un acuerdo de equipo

Aunque trabajes con un equipo que esté a solo una zona horaria de distancia, necesitas abordar la colaboración de forma deliberada. Un excelente punto de partida es establecer un acuerdo de equipo.

Este documento no tiene que ser elaborado, pero debe cubrir todo lo que los integrantes podrían necesitar saber sobre la colaboración. Así, las expectativas estarán claras y disponibles para consultarlas.

Al crear el acuerdo, asegúrate de incorporar las opiniones de los integrantes de ambas partes. El documento puede cubrir información esencial como esta:

• La zona horaria que todos deben usar al comunicarse

• Las herramientas de colaboración que deben usar los empleados de oficina y los remotos

• Los tiempos de respuesta esperados

• Cómo compartirán archivos, por ejemplo, con Google Drive

• La jerarquía de gestión del proyecto, como quién reporta a quién

Toma conciencia de las zonas horarias

Como integrante de un equipo distribuido, necesitas tener presentes las zonas horarias. Reconoce que tus empleados remotos no trabajan necesariamente al mismo tiempo que tú.

Adoptar un enfoque empático evita malentendidos y te permite trabajar con mayor eficiencia con tus equipos remotos. Los sitios que permiten visualizar zonas horarias, como everytimezone.com, pueden ayudarte a pensar en varios horarios a la vez.

Crea un calendario compartido

Cuando necesitas que todos se reúnan, es fácil publicar una fecha y hora en tu canal de comunicación. Pero si tus empleados trabajan de forma remota, eso puede ser una receta para el desastre. Algunos lo olvidarán, y quienes lo recuerden quizá lo anoten en sus propios calendarios con la zona horaria equivocada.

Tu mejor opción es crear un calendario compartido para el equipo distribuido.

Herramientas de colaboración como Google Calendar permiten que todos vean y añadan eventos, reduciendo el riesgo de malentendidos. El calendario también es el lugar ideal para añadir información importante, como fechas límite.

Programa reuniones

Las reuniones regulares son fundamentales para el éxito de un equipo distribuido. Van más allá del canal de comunicación, porque son mucho más completas y permiten que los integrantes hagan preguntas, construyan relaciones y otras cosas. Con reuniones regulares, aclararás dudas y harás más eficiente la gestión del proyecto.

Aunque las reuniones regulares son esenciales, no las programes porque sí. El tiempo es valioso para los equipos globales, así que úsalo bien. Haz que cada segundo cuente y habla solo de lo pertinente.

Aprovecha la coincidencia de horarios

En la mayoría de los casos, los equipos globales tendrán al menos una o dos horas de coincidencia dentro de sus horarios laborales habituales. Aprovéchalas para programar reuniones o colaborar de otras formas.

Graba las videollamadas

Aunque tengas reuniones regulares, debes grabar las videollamadas. Los empleados remotos pueden volver a verlas, evitando que otros integrantes tengan que ponerlos al día constantemente.

Reúnete en persona

No siempre es posible, pero especialmente cuando trabajas con una empresa de desarrollo de software nearshore, debes intentar reunirte en persona. Una reunión presencial del equipo puede tener un impacto importante en el ánimo y la comunicación.

Mantén un trato justo

Durante todo el proceso, intenta que las cosas sean lo más justas posible. Puede surgir tensión si tus empleados remotos tienen que renunciar constantemente a dormir temprano en la mañana para asistir a reuniones.

Como siempre, la comunicación es clave para prevenir problemas. Pregunta a todos cuáles son sus preferencias: quizá descubras que coinciden perfectamente. Si no, puedes hacer ajustes para que, al menos, no sea siempre la misma persona la que salga perjudicada.

Conclusión

Gracias a la globalización, ya no tienes que conformarte con el talento local. La tecnología nos permite encontrar a los mejores equipos globales y colaborar con ellos. Sin embargo, trabajar con personas en varias zonas horarias trae problemas inevitables que debes resolver.

Ten presentes estos consejos si decides asociarte con colaboradores de distintas zonas horarias, pero recuerda que también puedes trabajar remotamente con personas de tu misma zona mediante servicios nearshore. Una empresa nearshore puede ayudarte a tercerizar tareas importantes con personas de la misma zona horaria y con menos dificultades.